Organiser un congrès, un événement professionnel d’envergure

Contrairement au séminaire, le congrès nécessite un minimum d’infrastructures, telles qu’un auditorium (renvoi vers la page location d’un auditorium), des salles de conférence, une surface d’exposition ainsi qu’une salle de restauration. On note d’une part les congrès destinés aux professionnels, et d’autre part les congrès dits commerciaux. Les premiers seront plutôt axés sur l’échange et le partage d’expérience, alors que les seconds prendront principalement la forme d’une exposition ou d’un salon et s’adressent majoritairement au grand public.

Pour obtenir un véritable impact positif sur votre entreprise avec un événement d’une telle ampleur, il est essentiel de mettre en place une véritable organisation, et de soigner chaque petit détail. Il faudra penser à chaque étape du processus, identifier toutes les ressources qui seront nécessaires, ainsi que la charge de travail estimée.

Le Club Cap 40 vous donne ses conseils pour organiser au mieux votre événement. Si vous n’êtes pas un professionnel de l’événementiel, contactez-nous (renvoi vers formulaire de contact) pour vous faire aider par un organisateur de congrès (renvoi vers nos agences réceptives et DMC). Celui-ci assurera la logistique, les grandes missions de votre événement, la coordination des différents intervenants, vous aidera dans la communication, mais également dans le choix du lieu, des prestataires de services adaptés à vos attentes et à votre budget, dans la gestion des inscriptions, etc.

  1. Connaître votre public

Le premier point essentiel, est de définir votre public cible. S’agit-il de vos partenaires, de vos clients, de vos prospects ? Souhaitez-vous les impressionner ou les informer ? Est-ce un public de proximité, ou au contraire un public international ? Connaissez-vous le nombre approximatif de participants ? Est-ce un public exigeant sur le standing du lieu, sur la nourriture, ou plutôt sur la qualité des conférences ? Contribueront-ils financièrement à votre congrès, notamment en payant une entrée, ou celle-ci sera-t’elle gratuite ?

En effet, toutes ces informations sont cruciales pour pouvoir choisir votre salle (Renvoi vers location de salles), et le lieu de votre événement.