Organiser un congrès, un événement professionnel d’envergure
Contrairement au séminaire, le congrès nécessite un minimum d’infrastructures, telles qu’un auditorium, des salles de conférence, une surface d’exposition ainsi qu’une salle de restauration. On note d’une part les congrès destinés aux professionnels, et d’autre part les congrès dits commerciaux. Les premiers seront plutôt axés sur l’échange et le partage d’expérience, alors que les seconds prendront principalement la forme d’une exposition ou d’un salon et s’adressent majoritairement au grand public.
Pour obtenir un véritable impact positif sur votre entreprise avec un événement d’une telle ampleur, il est essentiel de mettre en place une véritable organisation, et de soigner chaque petit détail. Il faudra penser à chaque étape du processus, identifier toutes les ressources qui seront nécessaires, ainsi que la charge de travail estimée.
Le Club du Tourisme d’Affaires des Landes vous donne ses conseils pour organiser au mieux votre événement. Si vous n’êtes pas un professionnel de l’événementiel, contactez-nous pour vous faire aider par un organisateur de congrès. Celui-ci assurera la logistique, les grandes missions de votre événement, la coordination des différents intervenants, vous aidera dans la communication, mais également dans le choix du lieu, des prestataires de services adaptés à vos attentes et à votre budget, dans la gestion des inscriptions, etc.
- Connaître votre public
Le premier point essentiel, est de définir votre public cible. S’agit-il de vos partenaires, de vos clients, de vos prospects ? Souhaitez-vous les impressionner ou les informer ? Est-ce un public de proximité, ou au contraire un public international ? Connaissez-vous le nombre approximatif de participants ? Est-ce un public exigeant sur le standing du lieu, sur la nourriture, ou plutôt sur la qualité des conférences ? Contribueront-ils financièrement à votre congrès, notamment en payant une entrée, ou celle-ci sera-t’elle gratuite ?
En effet, toutes ces informations sont cruciales pour pouvoir choisir votre salle, et le lieu de votre événement.
- Choisir la destination et la salle
Définir la destination est un élément stratégique dans l’organisation de votre congrès. En effet, pour un public international il sera essentiel de choisir un lieu avec des facilités d’accès (connexions depuis les aéroports, gares, autoroutes,…). Pour un public de proximité on optera plutôt pour un lieu avec des places de parking en suffisance ou encore avec la possibilité d’organiser des navettes depuis les villes environnantes pour donner une dimension éco-responsable à votre événement d’entreprise.
Si votre congrès s’étale sur plusieurs journées, il faudra également s’assurer que l’offre d’hébergement correspond et qu’elle répond à toutes les normes en matière de confort, mais également de tarifs.
Organiser votre congrès professionnel dans les Landes, c’est la garantie d’avoir toutes les infrastructures nécessaires à votre disposition : amphithéâtres, auditoriums, salles de sous-commission, salons de restauration,… C’est également le cadre parfait pour allier travail et détente. Après les interventions de la journée, vos invités pourront profiter de la plage, de la nature, de la gastronomie locale, et de toutes les activités insolites présentes sur place.
Son accès privilégié, au cœur du Sud-Ouest et de la Nouvelle-Aquitaine, à la frontière du Pays Basque, de la Gironde et du Béarn, vous permet d’inviter facilement vos convives. Pensez aux gares de Mont-de-Marsan ou de Dax qui sont extrêmement bien desservies : 3h20 de Paris, 1h30 de Bordeaux, 45 minutes de Pau, et 30 minutes de Bayonne ! Pour un congrès en bord de mer, contactez-nous pour connaître nos offres sur Hossegor, Seignosse ou Moliets. Nous vous aiderons à identifier le lieu idéal pour votre prochain événement professionnel.
- Définir la date
Vous devrez définir la date le plus tôt possible afin de pouvoir réserver la salle, mais également afin d’en informer tôt assez vos convives. Par ailleurs, pensez à vérifier qu’il n’y a pas d’autres événements importants ce jour-là qui pourraient freiner la participation de vos invités (vacances scolaires, ponts entre les jours fériés, manifestations sportives majeures, autre congrès sur le même sujet, élections,…)
- La communication
Pour être certain qu’un maximum de participants puisse inscrire votre événement dans leur agenda, il est essentiel de l’annoncer plusieurs semaines à l’avance. Ceci vous permettra également d’avoir une idée précise sur le nombre d’inscriptions et donc de gérer au mieux l’organisation de celui-ci ainsi que votre budget.
Utilisez tous les canaux à votre disposition : communiqués de presse, magazines spécialisés, réseaux sociaux, courrier électronique, ou encore invitations personnalisées. Vous pourrez éventuellement créer un site web personnalisé, dédié à votre événement. Ces coûts seront également à prévoir dans votre budget initial. Afin de mettre l’eau à la bouche à vos participants, il faudra veiller à spécifier tout le déroulement du congrès, à mettre en avant les intervenants, et les atouts de ceux-ci. Toutes les informations pratiques telles que les horaires, les accès, les possibilités d’hébergement devront y être visibles.
Pour optimiser l’impact de votre congrès, il peut être judicieux de créer un style maison homogène, similaire à celui de votre entreprise. Utilisez-le de façon cohérente dans toute votre communication.
- L’équipement
Le bon fonctionnement de votre équipement technologique est essentiel pour s’assurer du bon déroulement de votre événement. Pensez à vérifier que tout fonctionne bien avant le jour J, à le tester sur place, dans les conditions réelles, et surtout prévoyez un équipement de rechange. Tenez compte de toutes les éventuelles exigences de vos participants et intervenants, veillez à ce que le projecteur ne gêne personne, que l’écran soit assez grand, l’image assez nette, posez-vous toutes les bonnes questions en amont. Par exemple, si la lumière est tamisée, faut-il prévoir un éclairage d’appoint pour les intervenants ? Faut-il prévoir un podium pour que ceux-ci soient visibles depuis le fond de la salle ? S’ils restent longtemps sur scène, faut-il leur prévoir des boissons, etc.
- La restauration
Vous pourrez opter pour plusieurs formules de restauration. Celles-ci définiront le déroulement de votre événement, et influeront sur son budget.
Le cocktail : Cette formule convient parfaitement pour les congrès de grande ampleur, avec de nombreux invités. Elle évite également de prévoir un espace assis supplémentaire et permet donc d’alléger les coûts.
Le menu assis : Cette formule demande beaucoup plus d’organisation. Il vous faudra plus de personnel, une salle plus grande, respecter des horaires, et la logistique. Bien qu’elle demande un budget plus important, elle peut être très bénéfique si votre congrès comporte un nombre de participants restreint.
Le buffet : froid ou chaud, c’est la formule intermédiaire entre le cocktail et le menu assis. Les invités profitent d’un repas plus consistant, mais ils se servent eux-mêmes. Ce qui évite une logistique supplémentaire, des horaires à respecter, etc.
Les astuces du Club du Tourisme d’Affaires des Landes pour marquer les esprits :
Accueillir personnellement et installer les intervenants, utiliser une application de check-in pour l’accueil de vos invités, distribuer des badges personnalisés, communiquer en direct sur les réseaux sociaux, procéder à la captation vidéo des différentes interventions et retransmettre la vidéo en direct, afin de toucher un public ciblé, envoyer un mail de remerciement à toutes les personnes présentes le jour J, procéder à l’évaluation de l’événement avec un questionnaire de satisfaction, analyser votre retour sur investissement et vos retombées grâce aux statistiques,…
Vous organisez un congrès professionnel ou une convention dans le Sud-Ouest ? Le Club du Tourisme d’Affaires des Landes est votre interlocuteur pour vous aider à trouver le lieu adapté à votre événement dans les Landes. Contactez-nous sans plus attendre, pour obtenir un devis gratuit et personnalisé.