Organiser une conférence dans les Landes

1. Le thème

Dans ce cas concret, le thème est souvent choisi à l’avance et c’est lui qui motive l’organisation de cet événement professionnel. Mais il est tout de même important d’établir une trame de la conférence et d’en dégager les problématiques fondamentales. Cette étape permettra à votre animateur et aux invités qui interviendront de suivre un fil conducteur tout au long de votre conférence.

2. Etablir le budget

La première démarche est d’identifier le budget que vous souhaitez allouer à cet événement. Celui-ci définira le choix du lieu, de la salle, des intervenants, les moyens de communication à mettre en place etc.

Il vous faudra identifier les frais fixes d’une part (location de la salle, du matériel, les régisseurs sons et lumières, les hôtesses d’accueil et gardes de sécurité si nécessaire, un photographe si souhaité, etc.) et d’autre part, les frais variables (la restauration qui dépendra du nombre de participants, les badges, les éventuels frais de déplacement, les frais de communication, etc.). Nous vous conseillons également de prévoir une marge afin de pouvoir subvenir aux imprévus qu’il pourrait y avoir.

Une fois votre budget établit, vous pouvez vous lancer dans l’organisation de votre conférence.

3. Le choix de la destination et de la salle

Le choix du lieu et de la salle dépendront de votre budget certes, mais également de votre public cible. Si celle-ci ne dure que quelques heures et qu’elle s’adresse à vos collaborateurs, il faudra miser sur un endroit proche de votre entreprise. Si celle-ci dure la journée entière pourquoi ne pas en profiter pour les déplacer et ainsi changer de l’environnement du travail. De plus, votre conférence peut également être couplée avec des activités Team-building, ou encore un séminaire de travail pour approfondir le thème abordé lors de cette dernière. Dans ce cas, choisissez une destination en lien avec les valeurs de votre entreprise. Faites-nous part de vos envie et nous vous conseillerons la destination des Landes qui vous correspond. Dax pour une conférence dans un lieu chargé d’histoire au Splendid, dans les Arènes, dans la tribune du stade Maurice Boyau ou en encore à l’Atrium? A Biscarrosse entre lacs et Océan ? A Hossegor la capitale européenne du surf ? A Mont-de-Marsan pour explorer les terroirs alentours ?

Le Club du Tourisme d’Affaires des Landes c’est votre interlocuteur pour vous mettre en relation avec les prestataires qui correspondent à vos attentes. Nous vous proposerons un large choix de salles à réserver à la journée ou à l’heure !

4. Le choix de la date

La date est un choix stratégique. Elle doit être choisie bien à l’avance pour permettre d’organiser la communication au préalable. Bien sûr, elle dépendra des disponibilités de la salle, mais également du/des conférencier(s) et des intervenants. En fonction du public cible, il faudra choisir un jour en semaine ou plutôt le weekend, un horaire en journée ou plutôt en soirée. Quoiqu’il en soit, pour s’assurer d’obtenir un maximum de participants, il faudra également tenir compte des jours fériés, des vacances scolaires ou encore des grandes manifestations sportives qui pourraient avoir lieu en même temps.

5. La communication de votre événement

L’objectif de votre conférence étant également d’optimiser l’image de marque de votre entreprise, n’hésitez pas à communiquer avant l’événement, même si celle-ci n’est pas ouverte au public. En effet, ce sera bénéfique pour votre entreprise de faire savoir à votre communauté que vous proposez des contenus de qualité et que vous prenez la parole sur ce thème défini.

Envoyez les invitations bien à l’avance, et prévoyez 2 rappels : le premier une semaine en amont de votre conférence, et le second la veille. L’important c’est de bien mettre en avant le thème de la conférence, le jour, le lieu, l’horaire et les invités présents. Au fur et à mesure des inscriptions, pensez à créer une liste des participants, afin d’évaluer au plus juste vos coûts variables et de vous adapter au mieux au nombre de participants. Attention toutefois à prévoir une marge de no show. Tout le monde ne sera pas présent le jour J.

Il peut être judicieux de prendre des photos ou des vidéos durant votre conférence, pour continuer à communiquer sur votre événement une fois celui-ci passé. La notoriété de votre entreprise en sera optimisée si l’événement était un succès. De même vous pouvez créer un hashtag en lien avec celui-ci pour que vos convives partagent leurs moments, et que ceux-ci soient visibles des gens externes.

Dès le lendemain, il faudra envoyer un mail de remerciements à toutes les personnes présentes, ainsi qu’aux intervenants.

6. La logistique et le choix des prestataires

Vous avez une conférence à organiser ? Confiez-nous votre projet ! Le Club du Tourisme d’Affaires des Landes est un service gratuit mis en place par le département des Landes afin de vous mettre directement en relation avec des prestataires qualifiés répondant à vos attentes.

Grâce à une connaissance parfaite du territoire et de ses prestataires, nous vous aidons à trouver le lieu idéal pour rendre votre événement professionnel inoubliable. Nous vous conseillons dans le choix de la salle, des régisseurs sons et lumières, mais également pour vos différentes possibilités de restauration (traiteur, food-truck, cocktail dînatoire, dîner assis, etc.). Nous vous mettons en relation avec des photographes, vidéastes, agences d’hôtesses, gardes de sécurité, des entreprises de location de matériel,… Vous souhaitez des animations personnalisées ou créer des goodies pour votre événement ? Nos agences réceptives, s’occupent de tout ! Contactez-nous sans plus attendre.